Przejęcie strony WordPress od agencji zaczyna się od dostępów, a dopiero potem od zmiany wykonawcy. Najpierw odzyskaj panel domeny, DNS, hosting, konto administratora WordPress i konta Google. Potem zrób pełną kopię, audyt i dopiero wtedy przenieś stronę na nowy serwer, jeśli w ogóle trzeba.

Ta kolejność chroni przed dwoma najczęstszymi scenariuszami. W pierwszym poprzedni wykonawca wyłącza hosting, zanim masz kopię. W drugim domena wygasa na koncie, do którego nikt nie ma hasła.

Najpierw ustal, co formalnie jest Twoje

Zanim poprosisz agencję o cokolwiek, sprawdź trzy rzeczy w dokumentach i fakturach.

  • Abonent domeny. Domena powinna być zarejestrowana na Twoją firmę, a nie na agencję lub prywatną osobę. Sprawdzisz to w umowie z rejestratorem albo na fakturach za odnowienie.
  • Właściciel konta hostingowego. Jeśli faktury za serwer przychodzą do Ciebie, konto jest Twoje. Jeśli płaci agencja i doliczała to do abonamentu, serwer należy do niej.
  • Prawa do kodu. Umowa na wykonanie strony powinna przenosić autorskie prawa majątkowe do motywu i wtyczek pisanych na zamówienie. Sprawdź, czy to zapisano i od jakiego momentu, zwykle od zapłaty.

Jeśli domena, hosting i prawa do kodu są na Twoją firmę, przejęcie jest formalnością. Jeśli domena albo hosting stoją na agencji, będzie Ci potrzebna jej współpraca, więc zacznij rozmowę spokojnie i na piśmie.

Lista dostępów do odzyskania

Poproś o komplet naraz, jednym mailem z listą. Rozmowa na raty zwykle kończy się tym, że czegoś brakuje w dniu migracji.

  1. Domena: login do panelu rejestratora albo kod AuthInfo do przeniesienia domeny.
  2. DNS: informacja, gdzie jest strefa DNS (u rejestratora, na hostingu, w Cloudflare) i dostęp do niej.
  3. Hosting: panel, konto SFTP lub SSH, dane do bazy danych.
  4. WordPress: konto administratora założone na Twój firmowy adres e-mail.
  5. Poczta: gdzie działają skrzynki firmowe i kto nimi zarządza.
  6. Repozytorium kodu: jeśli agencja trzymała motyw w Git, poproś o przekazanie repozytorium razem z historią.
  7. Licencje: lista wtyczek i motywów premium z informacją, na czyje konto są kupione.
  8. Konta Google: Search Console, Analytics, Tag Manager, Google Ads, profil firmy w Mapach.
  9. Integracje: klucze API do bramki płatności, kuriera, systemu księgowego, newslettera, serwera SMTP.
  10. Dokumentacja: opis niestandardowych modyfikacji, zadań cron, przekierowań na serwerze.

Hasła przyjmuj przez menedżer haseł albo jednorazowy link, nie w treści maila. Po przejęciu i tak je zmienisz.

Domena i DNS: tu jest największe ryzyko

Strona może działać na dowolnym serwerze, ale bez domeny nie istnieje dla klientów. Dlatego domenę zabezpieczasz jako pierwszą.

Przy domenach .pl zasady wyznacza NASK. Masz prawo przenieść domenę do innego rejestratora, a obecny rejestrator musi wydać kod AuthInfo na Twoje żądanie. Nie może uzależniać go od dodatkowych warunków ani pobierać za niego opłaty. Gdy odmawia, możesz złożyć reklamację do NASK. Szczegóły opisuje strona o prawach abonenta domeny .pl.

Kod AuthInfo ma ograniczoną ważność, więc użyj go od razu u nowego rejestratora.

Jeśli abonentem domeny jest agencja, sam kod nie wystarczy. Potrzebna jest zmiana abonenta, na którą obie strony muszą się zgodzić. To jedyny punkt, w którym współpraca poprzedniego wykonawcy jest naprawdę konieczna.

Osobno sprawdź pocztę. Rekordy MX w DNS wskazują, gdzie działają firmowe skrzynki. Typowa sytuacja wygląda tak: skrzynki stoją na tym samym hostingu co strona, a agencja wyłącza konto po wypowiedzeniu umowy. Strona ma kopię, ale korespondencja z ostatnich lat znika. Przenieś pocztę albo przynajmniej zrób jej eksport przed zmianą czegokolwiek w DNS.

Licencje premium i motyw: ciche pułapki

Prawie każda strona firmowa ma kilka płatnych wtyczek: do cache, formularzy, pól niestandardowych, wielojęzyczności, page buildera. Agencje często kupują je na własne konto z licencją na wiele stron. Po zakończeniu współpracy klucz zostaje odłączony.

Strona działa dalej, więc problem długo nie wychodzi na jaw. Wtyczka przestaje jednak pobierać aktualizacje, w tym poprawki bezpieczeństwa. Część producentów wyłącza też funkcje premium.

Koszt nowych licencji na jedną stronę jest zwykle niewielki. Przykładowo ACF PRO kosztuje 49 USD rocznie za jedną witrynę, a podobny rząd wielkości mają popularne wtyczki do cache i formularzy. Kup je na konto firmy, żeby przy następnej zmianie opiekuna nie wracać do tematu.

Z motywem jest trudniej. Sprawdź trzy sprawy:

  • Czy motyw kupiony w sklepie z szablonami ma kod zakupu przypisany do Twojego konta.
  • Czy agencja zmieniała pliki motywu bezpośrednio, zamiast w motywie potomnym. Wtedy każda aktualizacja nadpisze te zmiany.
  • Czy motyw w ogóle dostaje jeszcze aktualizacje od autora.

Motyw zmodyfikowany bez motywu potomnego to najczęstszy powód, dla którego poprzedni wykonawca „bał się aktualizować”. Więcej o tej decyzji piszemy w tekście o tym, czy wybrać motyw dedykowany, czy gotowy.

Konta Google i analityka

Dane z Search Console i Google Analytics są Twoje nawet wtedy, gdy konta zakładała agencja. Da się je przejąć bez utraty historii.

Search Console. Zweryfikuj własność usługi samodzielnie, najprościej rekordem TXT w DNS, skoro masz już do niego dostęp. Potem usuń poprzedniego właściciela i jego tokeny weryfikacyjne. Bez usunięcia tokenów agencja może odzyskać dostęp, co Google opisuje w pomocy o zarządzaniu właścicielami.

Google Analytics 4. Jeśli usługa jest na koncie agencji, poproś o rolę administratora albo o przeniesienie usługi na konto Twojej firmy. Przeniesienie wymaga uprawnień administratora na obu kontach. Dane i identyfikator tagu przechodzą razem z usługą, zostaje tylko historia zmian. Instrukcję znajdziesz w pomocy Google Analytics.

Google Ads i Tag Manager. Konto reklamowe często jest podpięte pod konto menedżera agencji. Poproś o odłączenie po zmianie danych płatniczych, żeby kampanie nie stanęły w trakcie. W Tag Managerze poproś o uprawnienia administratora do konta i kontenera.

Kopia zapasowa przed jakąkolwiek zmianą

Pierwsza czynność techniczna po odzyskaniu dostępów to pełna kopia. Pełna znaczy: wszystkie pliki z katalogu strony i zrzut całej bazy danych.

Kopię pobierz poza serwer agencji. Kopia zapisana na tym samym koncie hostingowym zniknie razem z nim.

Potem przywróć ją na osobnym serwerze testowym i sprawdź, czy strona działa. Dopiero taki test pokazuje, czy kopia jest kompletna. Zwróć uwagę na pliki poza standardowym katalogiem wp-content: własne reguły w .htaccess, stałe w wp-config.php, skrypty wywoływane przez cron serwera.

Następny krok to audyt techniczny. Pokazuje, w jakim stanie jest strona i co trzeba naprawić przed pierwszą aktualizacją. Co dokładnie obejmuje, opisujemy w tekście o tym, co sprawdza audyt techniczny WordPress.

Jak przenieść stronę bez przestoju

Nie każde przejęcie wymaga zmiany serwera. Jeśli hosting jest na Twoją firmę i spełnia wymagania, zmieniasz tylko opiekuna. Jeśli serwer należy do agencji albo jest za słaby, przeprowadzasz migrację. Parametry dobrego serwera opisujemy w poradniku o hostingu dla WordPress i WooCommerce.

Migracja bez przestoju wygląda tak:

  1. Co najmniej tydzień wcześniej obniż TTL rekordów DNS strony, na przykład do 300 sekund. Taki zapas zaleca Google. Zmiana adresu rozejdzie się wtedy w kilka minut.
  2. Skopiuj pliki i bazę na nowy serwer i uruchom tam certyfikat SSL.
  3. Sprawdź nową kopię, kierując domenę na nowy adres IP tylko na swoim komputerze, przez plik hosts. Przejdź formularze, logowanie, koszyk, płatność testową.
  4. W sklepie zaplanuj przełączenie na godziny najmniejszego ruchu. Zamówienia złożone w trakcie kopiowania zostaną na starym serwerze, więc albo wstrzymaj sprzedaż na kilkanaście minut, albo przenieś je ręcznie po przełączeniu.
  5. Zmień rekordy DNS i obserwuj logi błędów oraz monitoring dostępności przez pierwsze dwie, trzy doby.
  6. Nie wyłączaj starego hostingu od razu. Zostaw go, dopóki logi nie pokażą, że ruch na nim spadł do zera, i nie krócej niż dwa tygodnie. Razem z pocztą, jeśli tam działała.

Po przejęciu: zamknij stare dostępy

Ostatni etap zwykle bywa pomijany. Po przejęciu na stronie wciąż działają konta i klucze poprzedniego wykonawcy.

  • Usuń konta administratorów, których nie znasz albo które należały do agencji.
  • Zmień hasła do hostingu, bazy danych, SFTP i panelu domeny.
  • Wygeneruj nowe klucze bezpieczeństwa w wp-config.php. To wyloguje wszystkie aktywne sesje.
  • Wygeneruj nowe klucze API w bramce płatności i u kuriera, jeśli agencja je znała.
  • Podpisz z nowym opiekunem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Wymaga jej artykuł 28 RODO, bo opiekun ma dostęp do danych Twoich klientów.

Pełniejszą listę zabezpieczeń na później znajdziesz w checkliście zabezpieczenia WordPress.

Najczęstsze pytania

Co zrobić, gdy agencja nie odpowiada i nie wydaje dostępów?

Zacznij od tego, co jest na Twoją firmę. Hasło do panelu domeny i hostingu możesz zresetować przez rejestratora i dostawcę serwera, podając dane firmy. Mając hosting, założysz nowe konto administratora WordPress z poziomu bazy danych albo WP-CLI. Jeśli domena lub serwer są na agencję, potrzebne będzie wezwanie na piśmie, a przy domenie .pl także reklamacja do NASK.

Czy przy zmianie opiekuna trzeba przenosić stronę na nowy serwer?

Nie zawsze. Jeśli konto hostingowe jest na Twoją firmę, a serwer ma aktualne PHP, kopie zapasowe i wystarczającą wydajność, wystarczy przekazać dostępy nowemu opiekunowi. Migracja jest potrzebna wtedy, gdy serwer należy do agencji albo nie spełnia wymagań strony.

Ile trwa przejęcie strony WordPress?

Przy współpracującej agencji zebranie dostępów, kopia i audyt zajmują zwykle od kilku dni do dwóch tygodni. Najdłużej trwają sprawy formalne: zmiana abonenta domeny, przeniesienie kont Google i licencji. Sama migracja typowej strony firmowej to kilka godzin pracy plus kilka dni obserwacji.

Czy stracę pozycje w Google przy zmianie opiekuna?

Sama zmiana opiekuna ani serwera nie wpływa na pozycje, jeśli adresy stron, treści i przekierowania zostają bez zmian. Ryzyko pojawia się przy przestoju trwającym wiele godzin albo przy przypadkowym włączeniu blokady indeksowania. Dlatego po migracji sprawdzasz stronę w Search Console i monitorujesz jej dostępność.

Przejęcie opieki po innym wykonawcy zaczynamy od audytu technicznego, a aktualizacje testujemy najpierw na kopii strony. Jeśli szacujesz budżet na dalsze utrzymanie, pomoże Ci zestawienie, ile kosztuje utrzymanie strony WordPress. Zakres naszej stałej opieki opisujemy na stronie opieka nad stroną WordPress.